هذا بالنسبة للإدارة بوجه عام. أما تفاصيل الإدارة فإنها مستمدة من طبيعة الإدارة نفسها. وبالنظر في طبيعتها نجد أن بعض الأعمال يقوم بها الخليفة بنفسه أو بمساعديه، سواء كانت أعمالاً سلطانية كتنفيذ الشرع، أو شؤوناً إدارية، أو رعاية المصالح الفرعية للناس التي تحتاج إلى أساليب ووسائل. ولهذا يحتاج الخليفة إلى هيكل خاص يدير الشؤون التي تعينه على القيام بواجبات الخلافة. وللناس كذلك مصالح تحتاج إلى من يرعاها، وهي متعلقة بالرعية، وتحتاج هي الأخرى إلى أساليب ووسائل للقيام بها. ولذلك لا بد من إنشاء هيكل خاص لرعاية مصالح الناس.

This is as far as the administration as a whole is concerned. As for the details of the administration, they are taken from the nature of the administration itself. By examining its nature we find that some actions are performed by the Khaleefah himself or by his assistants, whether these were ruling, such as execution of the Shar’a, or the matters of administration or discharging the people’s subsidiary interests which require styles and means. This is why a special structure is needed by the Khaleefah to manage the affairs that help Him carry out the duties of Khilafah. The people also have interests that need to be addressed and which are related to the subjects. These interests also require styles and means in order to perform them. Therefore a special structure has to be set up in order to discharge the people’s interests.

هذا الهيكل يتكوّن من إدارات وأقسام ومديريات. فالإدارة هي الإدارة العامة لأي مكتب حكومي، مثل التعليم والصحة والزراعة والصناعة وغيرها. وتتولى هذه الإدارة إدارة شؤونها الخاصة وجميع الأقسام والمديريات الخاضعة لسلطتها. ويدير القسم شؤونه الخاصة وشؤون المديريات الخاضعة لسلطته. كما تدير المديرية شؤونها الخاصة وشؤون جميع الشعب والوحدات الخاضعة لسلطتها.

This structure consists of administrations, departments and directorates. The administration is the overall management of any government office, such as education, health, agriculture, industry and others. This administration would undertake the management of its own affairs and all the departments and directorates under its control. The department would run its own affairs and those of the directorates under its control. The directorate would also run its own affairs and the affairs of all the sections and divisions under its control.

الهدف من إنشاء هذه الإدارات والدوائر والمديريات هو إدارة شؤون الدولة وتحقيق مصالح الناس.

The purpose of establishing these administrations, departments and directorates is to manage the State’s affairs and to discharge the people’s interests.

لِضمان حُسن سير هذه الإدارات والأقسام والمديريات، يجب تعيين مدراء يتولّون إدارتها. فيُعيَّن لكل إدارة مدير عام يتولّى إدارتها بشكل مباشر، ويُشرف على جميع الأقسام والمديريات التابعة لها. ولكل قسم ولكل مديرية يُعيَّن مدير يتولّى قسمه أو مديريته بشكل مباشر، ويكون مسؤولًا عن الشُّعَب والدوائر المرتبطة به.

In order to guarantee the smooth running of these administrations, departments and directorates, directors must be appointed to take charge of them. For each administration, a general director would be appointed to take direct charge of it and to supervise all the departments and directorates that come under it. For each department and for each directorate a manager is appointed to be directly in charge of his department or directorate and to be responsible for the sections and divisions affiliated to it.

هذا يصف طبيعة إدارة الإدارات، أو ما يُسمّى إدارات الدولة. وهو يمثّل بنيةً عامةً لجميع الشؤون ولمن يعيشون تحت سلطان الدولة، وقد سُمّي ذلك الديوان. ولم تكن إدارة الإدارات أو الدواوين مُنظَّمةً بطريقة محددة في زمن رسول الله ﷺ، بل كان ﷺ يُعيّن لكل إدارة كاتبًا يتولى إدارتها، ويكون كاتبها وهو الذي يقوم بجميع الأعمال المتعلقة بها.

This describes the nature of the management of the administration, or what is called the State’s administrations. It represents a general structure for all the subjects and for those who live under the authority of the State, and it has been called the diwan. The management of the administrations or diwan was not organised in a specific way at the time of the Messenger of Allah (pbuh). He (pbuh) rather used to appoint for each administration a secretary who would act as the director, the secretary and undertakes all the related actions.

كان عُمر بن الخطاب أوّلَ من أدخل الدِّيوان في تاريخ الإسلام. وكان السبب في ذلك أنه أرسل مرّةً بعثةً عسكريةً، فقال له الهرمزان، وكان حاضرًا آنذاك: «هذه بعثةٌ أمرتَ أن تُوزَّع أموالٌ على أفرادها، فلو تخلّف أحدهم، فكيف يعلم أصحابُك به؟ ألا تحفظ لذلك سجلًّا (ديوانًا)؟» فسأل عُمر الهرمزان عن الديوان فشرحه له. ورَوى عابد بن يحيى عن الحارث بن نُفيل أن عُمر استشار المسلمين في تدوين الدواوين، فاقترح علي بن أبي طالب: «اقسِم كلَّ ما تجمعه من أموالٍ كلَّ عامٍ ولا تُبقِ منها شيئًا». وقال عثمان بن عفان: «أرى أن الأموال كثيرةٌ تكفي الناس جميعًا، وإن لم تُحصَ لتُعلَم مَن أخذ ومَن لم يأخذ، أخشى أن يتفاقم الأمر». وعندها قال الوليد بن هشام بن المغيرة: «كنتُ في الشام فرأيتُ ملوكها قد أدخلوا ديوانًا وجنّدوا الجنود، فلمَ لا تفعل مثلهم؟» فأخذ عُمر بمشورته، واستدعى عَقيل بن أبي طالب ومَخرَمة بن نوفل وجُبير بن مُطعِم، وكانوا نسّابةَ قريش، وقال: «هيّئوا لي تعدادًا للبيوت بيتًا بيتًا». ولما وصل الإسلام إلى العراق، استمر ديوان الخراج وجباية الأموال كما كان. وكان ديوان الشام باللاتينية لأنه كان جزءًا من الإمبراطورية الرومانية، وكان ديوان العراق بالفارسية لأنه كان جزءًا من الإمبراطورية الفارسية. وفي عهد عبد الملك بن مروان نُقل ديوان الشام إلى العربية، وذلك سنة 81هـ. ثم أُنشئت دواوينُ عدّة بحسب الحاجة وتبعًا لاحتياج الناس إليها في تسيير مصالحهم، فأُدخلت دواوينُ للجيش للتسجيل والعطاء، وأُخرى لتسجيل الرسوم والمطالبات لجميع المعاملات. ثم أُنشئ ديوانٌ آخر للعاملين والولاة لتسجيل كل تعيينٍ وكل عزلٍ، واستُعملت دواوينُ أخرى في بيت المال لتسجيل الإيرادات والنفقات وغير ذلك. وكان إنشاءُ الديوان يتمُّ بحسب الحاجة إليه، وتنوّعت صيغُه على مرِّ السنين تبعًا لاختلاف الأساليب والوسائل.

‘Umar Ibnu Al-Khattab was the first in the history of Islam to introduce the diwan. The cause for this was that He once dispatched an army expedition and Al-Harmazan, who was present at the time, said to ‘Umar; “This is an expedition in which you ordered funds to be distributed amongst its people, but if anyone of them stayed behind, how would your companions know about him? Why don’t you keep a record (register - diwan) for this?” So ‘Umar asked Al-Harmazan about the diwan and He explained it to him. Abid Ibnu Yahya reported on the authority of Al-Harith Ibnu Nufayl that ‘Umar consulted the Muslims about the recording of the Dawawin, and Ali Ibnu Abi Talib suggested; “Divide all the funds you collect each year and do not keep any of them.” ‘Uthman Ibnu ‘Affan said; “I see that there are a lot of funds enough for all the people, and if they are not counted in order to know who has taken and who has not, I fear that the matter could get out of hand.” Upon this Al-Waleed Ibnu Hisham Ibnul-Mughira said; “I was in Ash- Sham and I noticed that its kings had introduced a diwan and recruited soldiers, so why don’t you do the same?’ “‘Umar took his advice and summoned ‘Aqeel Ibnu Abi Talib and Makhrama Ibnu Nufayl and Jubayr Ibnu Mat’am who were the genealogists of Qur’aysh and said; “Prepare a house to house census.” When Islam reached Iraq, the diwan of payments and funds collection continued as before. The diwan of Ash-Sham was in Latin for it had been part of the Roman Empire, and the diwan of Iraq was in Persian for it had been part of the Persian Empire. In the time of ‘Abdul Malik Ibnu Marwan the diwan of Ash-Sham was transferred to Arabic, ie. in the year 81 AH. Several dawawin were then set up according to necessity and depending on the need for them in running the people’s interests. dawawin for the armed forces were introduced for registration and grant purposes, and others were introduced to record the fees and claims of all transactions. Another diwan was introduced for the ‘Aamileen and Wulah to record each appointment and each removal and other dawawin were used in the treasury (Bait ul-Mal) to record revenues and expenses and so on. The introduction of a diwan was according to the need for it, and its style varied over the years due to the difference in styles and means.

عُيِّنَ لِكُلِّ دِيوَانٍ رَئِيسٌ مَعَ مُوَظَّفِينَ آخَرِينَ، وَفِي بَعْضِ الْحَالَاتِ كَانَ يُسْمَحُ لِلرَّئِيسِ بِأَنْ يُعَيِّنَ الْمُوَظَّفِينَ بِنَفْسِهِ، وَفِي حَالَاتٍ أُخْرَى كَانَ يُعَيَّنُ الْمُوَظَّفُونَ لَهُ لَا بِوَاسِطَتِهِ.

A chief was appointed for each diwan along with other employees, and in some cases the chief was allowed to appoint the employees himself. In some other cases employees were appointed to Him not by him.

وعليه يُنشأ الديوان بحسب الحاجة، مع الأساليب والوسائل التي تُعين على القيام بتلك الحاجة. ويجوز أن تختلف الأساليب والوسائل بحسب العصر، أو الولاية، أو البلد.

A diwan would thus be set up according to need, along with the styles and means that would help discharging that need. It is permitted to have different styles and means according to the era, or Wilayah or country.

وفيما يتعلق بمسؤولية هؤلاء الموظفين المدنيين، فهم موظفون مُستأجَرون وفي الوقت نفسه مواطنون. فهم على المستوى المهني مسؤولون أمام مدير إدارتهم، وبصفتهم مواطنين فهم مسؤولون أمام الحكام، سواءً كانوا ولاة أو مساعدين أو خليفةً. وعليهم الالتزام بأحكام الشريعة والأنظمة الإدارية.

With regards to the responsibility of such civil servants, they are hired employees and at the same time citizens. At a professional level they are answerable to their own directorate manager, and as citizens they are answerable to the rulers whether these are Wulah, the assistants or Khaleefah. They have to abide by the Shari’ah rules and the administrative systems.