Diwan adalah nama yang diberikan kepada tempat di mana para sekretaris duduk untuk bekerja dan arsip-arsip disimpan. Diwan juga merupakan nama yang diberikan kepada arsip-arsip itu sendiri, dan ada keterkaitan antara kedua makna tersebut.

The Diwan is a name given to the place where the secretaries sit down to work and records are kept. It is also a name given to the records themselves, and there is an attachment between the two meanings.

Pertama kali didirikannya Diwan dan ditetapkannya tempat untuk menyimpannya terjadi pada masa ‘Umar bin Al-Khattab pada tahun 20 H. Pada masa hidup Rasulullah ﷺ, Baitul Mal tidak memiliki Diwan khusus, meskipun Rasulullah ﷺ mengangkat sekretaris untuk mencatat dana. Beliau mengangkat Mu’ayqeeb Ibnu Abi Fatima Aldusi sebagai sekretaris harta rampasan (Al-ghanaim), Zubayr Ibnul Awwam sebagai sekretaris Sadaqat, Huzaifah Ibnul Yaman sebagai sekretaris hasil pertanian Hijaz, dan Abdullah Ibnu Ruwaha sebagai sekretaris hasil pertanian Khaybar. Al Mughira Ibnu Shu’ba diangkat sebagai sekretaris untuk pinjaman dan transaksi, sedangkan Abdullah Ibnu Arqam adalah sekretaris untuk catatan suku-suku dan sumber air mereka. Namun, Rasulullah ﷺ tidak menyelenggarakan Diwan maupun menyiapkan tempat untuk menyimpan dan menulisnya. Keadaan ini berlanjut pada masa Khilafah Abu Bakar. Namun keadaan berubah ketika ‘Umar bin Al-Khattab menjadi Khalifah, dan penaklukan semakin meluas. Akibatnya, dana yang mengalir ke Madinah semakin besar, sehingga diperlukan pendirian diwan, penulisan catatan, serta penetapan tempat untuk menyimpan dan menulisnya.

The first establishment of Diwans and designation of a place to keep them in was at the time of ‘Umar b. Al-Khattab in the year 20AH. In the life time of the Messenger of Allah (saw) , the Treasury did not have a reserved Diwan though the Messenger of Allah (saw) did appoint secretaries to keep record of the funds. He appointed Mu’ayqeeb Ibnu Abi Fatima Aldusi as secretary of the spoils (Al-ghanaim), and Zubayr Ibnul Awwam as secretary of the Sadaqat, Huzaifah Ibnul Yaman as secretary over the agricultural produce of Hijaz, and Abdullah Ibnu Ruwaha as secretary over the agricultural produce of Khaybar. Al Mughira Ibnu Shu’ba was appointed as secretary for the loans and transactions, while Abdullah Ibnu Arqam was a secretary for the records of the tribes and their water. However, the Messenger of Allah (saw) did not keep any Diwans nor did he set up a place for keeping them and writing them. This went on during the Khilafah of Abu Bakr . However, things changed when ‘Umar b. Al-Khattab became Khalifah, and the conquests increased. This consequently increased funds pouring into Madinah, which necessitated the setting up of diwans and writing records and designating places for keeping them and writing them.

Dilaporkan bahwa alasan langsung di balik pembentukan Diwan adalah ketika Abu Hurayra membawa kepada 'Umar sejumlah besar dana dari Bahrain. Lalu 'Umar bertanya kepadanya: "Apa yang engkau bawa?" Ia menjawab: "Aku membawakanmu lima ratus ribu Dirham (500.0000)." 'Umar berkata kepadanya: "Apakah engkau tahu apa yang engkau katakan? Engkau pasti lelah, maka pergilah tidur dan temui aku besok pagi." Ketika ia datang keesokan harinya, 'Umar bertanya: "Berapa jumlahnya?" Abu Hurayra menjawab: "500.000 Dirham." 'Umar bertanya: "Apakah itu halal?" Abu Hurayra menjawab: "Aku tidak tahu apa-apa selain itu." Atas hal ini 'Umar naik ke mimbar, memuji Allah (swt) dan mengagungkan-Nya, lalu berkata: "Wahai manusia! Dana dalam jumlah besar telah sampai kepada kita, maka jika kalian mau, kami bisa membagikannya kepada kalian dengan ukuran, atau jika kalian mau, kami bisa menghitungnya." Seorang laki-laki dari kalangan orang banyak berkata: "Wahai Amirul Mukminin! Mengapa engkau tidak membuat buku catatan (Diwan) sehingga engkau dapat mencatat apa pun yang engkau berikan kepada orang-orang?"

It has been reported that the direct reason behind establishing the Diwans was because Abu Hurayra once brought to ‘Umar a large amount of funds from Bahrain. So ‘Umar asked him: “What have you brought?” He said: “I brought you five hundred thousand Dirhams (500,0000).” ‘Umar said to him: “Do you know what you are talking about? You must be tired, so go to sleep and come and see me in the morning. When he came the next day, ‘Umar asked him ‘How much is it?’ Abu Hurayra said: ‘500,000 Dirham.’ ‘Umar enquired: ‘Is it legitimate (Halal)?’ Abu Hurayra replied: ‘I know nothing else but that. Upon this ‘Umar stepped up the Mimbar, praised Allah (swt) and glorified Him, then said: ‘O people! A large amount of funds has reached us, so if you wish we can divide it among you in measure or if you wish we can count it. A man from among the people said: “O Amir al-Mu’amineen!, Why don’t you set up account books (Diwan) so that you can record whatever you give to people.’”.

Al-Waqidi meriwayatkan: Sesungguhnya ‘Umar bin Al-Khattab bermusyawarah dengan kaum Muslimin tentang pembentukan buku catatan keuangan (Diwan). Ali berkata kepadanya: “Setiap tahun, engkau hendaknya membagikan semua dana yang engkau terima tanpa menahan apa pun.” ‘Utsman berkata: “Saya melihat bahwa jumlah dana yang akan diberikan kepada orang-orang sangat besar. Jika orang-orang ini tidak dicatat untuk membantu melacak siapa yang sudah menerima dan siapa yang belum, saya khawatir keadaan bisa menjadi kacau.” Mendengar itu, Al-Walid bin Hisyam bin Al-Mughirah berkata: “Saya pernah pergi ke Asy-Syam dan mengetahui bahwa raja-rajanya telah membentuk buku catatan (Diwan) dan merekrut orang-orang wajib militer (untuk perang), jadi mengapa engkau tidak melakukan hal yang sama?” ‘Umar menerima sarannya, lalu memanggil ‘Aqil bin Abi Thalib, Makhramah bin Naufal, dan Jubair bin Mut‘im, yang merupakan ahli silsilah dari suku Quraisy, dan berkata kepada mereka: “Pergilah dan lakukan sensus dari rumah ke rumah.” Maka mereka memulai dengan Bani Hasyim, kemudian dengan Abu Bakar dan keluarganya, kemudian ‘Umar dan keluarganya, lalu mereka mendata suku-suku dan melaporkannya kepada ‘Umar. Ketika ‘Umar melihat hasil sensus itu, ia berkata: “Tidak, aku tidak menginginkannya seperti ini. Namun, mulailah dari keluarga Rasulullah ﷺ, kemudian yang lebih dekat kepada beliau, dan seterusnya hingga engkau menempatkan ‘Umar di tempat yang telah Allah (SWT) tempatkan dirinya.”

Al- Waqidi reported: Verily ‘Umar b. Al-Khattab consulted the Muslims about setting up the account books (Diwans). Ali said to him; “Each year, you should divide all the funds you receive without holding back anything.” Uthman said: “I can see that there are large amounts of funds to be given to the people, if these people are not counted to help keep track of who has taken from who has not , I fear that things could get out of hand.” Upon this Al-Walid Ibnu Hisham Ibnul Mughira said: I have been to Ash-Sham and I learnt that its Kings had set up an account book(Diwan) and recruited conscripts (for war), so why don’t you do the same? ‘Umar took up his advice and summoned Aqueel Ibnu Abi Talib and Makhrama Ibnu Nawfal, and Jubayr Ibnu Mut’im who were of the genealogist of Quraysh, and said to them: Go and carry a house to house census. So they began with Bani Hashim, then with Abu Bakr and his folk then ‘Umar and his folk, then they counted the tribes and reported back to ‘Umar. When ‘Umar looked at the census he said: No, I did not want it to be like this, however, do start with the family of the Messenger (saw), then the nearer to them and so on until you put ‘Umar where Allah (swt) has put him.

Ini, sejauh menyangkut Diwan (buku administrasi) tentang pemberian dan wajib militer, ditulis dalam bahasa Arab. Adapun Diwan tentang waktu pembayaran dan pengumpulan dana, keadaannya berbeda. Diwan Irak ditulis dalam bahasa Persia sebagaimana keadaan pada masa kekaisaran Persia, begitu pula Diwan negeri-negeri yang berada di bawah kekuasaan Persia. Dengan demikian, Diwan pajak tanah dan jizyah mereka, waktu pembayaran dan pengumpulan dana, ditulis dalam bahasa Persia. Adapun Asy-Syam dan wilayah-wilayah yang dikuasai Romawi, Diwan mereka ditulis dalam bahasa Romawi sebagaimana keadaan ketika wilayah itu dikuasai Romawi. Hal ini terus berlangsung sejak masa ‘Umar bin Al-Khaththab hingga masa Khilafah Abdul Malik bin Marwan dari Bani Umayyah, ketika pada tahun 81 H Diwan Asy-Syam dialihkan ke dalam bahasa Arab.

This, as far as the Diwan (account book) of the grants and the conscripts is concerned, and it was written in Arabic. As for the Diwan of the payment time and fund collection, the case was different. The Diwan of Iraq was written in Persian as it was the case in the times of the Persian empire, so was the Diwan of the countries which were under the Persian ruling. Thus the Diwan of their land tax and Jizya, payment time and funds collection were written in Persian. As for Ash- Sham and the areas which were ruled by the Romans, their Diwan was written in Roman as it was the case when these were ruled by the Romans. This went on since the days of ‘Umar b. Al- Khattab until the time of the Khilafah of the Umayyad Abdul Malik Ibnu Marwan, when in the year 81AH the Diwan of Ash-sham was transferred to Arabic.

Diriwayatkan bahwa yang mendorong Abdul Malik Ibnu Marwan untuk memindahkan Diwan dari bahasa Romawi ke bahasa Arab adalah bahwa Sekretaris Diwan yang berkebangsaan Romawi pernah membutuhkan air untuk tinta tulisnya, lalu ia kencing ke dalam tempat tinta alih-alih menuangkan air. Abdul Malik mendengar hal itu dan menegurnya; kemudian ia memerintahkan Sulayman Ibnu Sa’ad untuk memindahkan Diwan ke bahasa Arab. Maka ia meminta bantuan kepadanya dengan menyediakan hasil Kharaj Yordania untuknya selama satu tahun. Sulayman menyetujuinya dan mengangkatnya sebagai Wali atas Yordania, yang Kharaj-nya berjumlah 180.000 Dinar. Sulayman membutuhkan waktu kurang dari setahun untuk menyelesaikan terjemahan Diwan ke dalam bahasa Arab. Ia membawanya kepada Abdul Malik Ibnu Marwan, yang kemudian memanggil Sekretarisnya, Sarjoon, dan memperlihatkannya kepadanya. Sarjoon merasa sedih karena hal ini dan meninggalkan majelis Abdul Malik dengan rasa kecewa. Para juru tulis Romawi lainnya menemuinya, maka ia berkata kepada mereka: “Sebaiknya kalian mencari cara lain untuk mencari nafkah, karena Allah (SWT) telah mencabut rezeki ini dari kalian.”

It has been reported that what led Abdul Malik Ibnu Marwan to transfer the Diwan from Roman to Arabic was that the Secretary of the Diwan who was Roman, was once in need of water for his inkwell so he urinated in the inkwell instead of putting water. Abdul Malik heard of this and rebuked him; then he ordered Sulayman Ibnu Sa’ad to tranfer the Diwan to Arabic. So he asked him for assistance by making the Kharaj of Jordan available to him for one year. He agreed and appointed him Wali over Jordan, whose Kharaj was 180,000 Dinars. It took Sulayman less than a year to complete the translation of the Diwan into Arabic. He took it to Abdul Malik Ibnu Marwan who then summoned his Secretary Sarjoon and showed it to him. Sarjoon was saddened by this and left Abdul Malik’s court dejected. Other Roman clerks met with him, so he said to them: “You better seek another way of earning your living, for Allah (swt) has taken away this provision from you.”.

Adapun Diwan Irak, Wali Al-Hajjaj Abdul Malik atas Irak yang memerintahkan Sekretarisnya, Salih bin Abdul-Rahman, untuk memindahkannya dari bahasa Persia ke dalam bahasa Arab. Salih fasih dalam kedua bahasa tersebut, sehingga ia menyetujui tugas ini dan diberi waktu untuk menyelesaikannya. Ketika Sekretaris Persia milik Al-Hajjaj, Muradnashah bin Zadan Farukh, mendengar hal ini, ia berusaha menyuap Salih dengan 100.000 dirham agar ia berpura-pura tidak mampu, tetapi Salih menolaknya. Maka ia berkata kepadanya: Semoga Allah (SWT) mencabutmu dari kehidupan ini sebagaimana engkau telah membedah bahasa Persia.

As for the Diwan of Iraq, it was Al- Hajjaj Abdul Malik’s Wali over Iraq that ordered his Secretary Salih Ibnu Abdul-Rahman to transfer it from Persian into Arabic. Salih was fluent in both languages, so he agreed to do this and was given time to complete the task. When the Persian Secretary of Al- Hajjaj, Muradnashah Ibnu Zadan Farukh, heard of this, he tried to bribe Salih with 100,000 Dirham in order to pretend his incompetence, but he refused. So he said to him: May Allah (swt) dissect you from this life as you have dissected the Persian language.